“Me encantan los plazos. Me encanta el ruido silbante que hacen a medida que avanzan ”, bromeó una vez el famoso autor británico Douglas Adams.
La mayoría de nosotros podemos sentir empatía con esta sensación de tiempo corriendo ante nuestros ojos mientras luchamos por completar una tarea. Al menos la mayoría de nuestros retrasos no son la causa de la humillación nacional, pero los plazos incumplidos han provocado rostros rojos en la política en numerosas ocasiones. Considere la Ópera de Sydney. El gobierno australiano comisionó el proyecto por primera vez en 1958 , con una fecha de finalización esperada de 1963. Sin embargo , no se abrió hasta 1973, 10 años tarde, a un costo adicional enorme .
Los ejemplos destacados de hoy incluyen el Puente Hong Kong-Zhuhai-Macao , el Aeropuerto Willy Brandt de Berlín y el muy apreciado ferrocarril de alta velocidad HS2 de Gran Bretaña, que ahora está siete años detrás del objetivo.
Una peculiaridad cognitiva llamada falacia de planificación nos lleva a subestimar constantemente cuánto tiempo nos llevará completar un proyecto.
¿Por qué somos tan malos para cumplir con los horarios? La explicación no puede ser solo la pereza o la dilación, ya que en muchos de estos casos los empleados estaban trabajando a plena productividad. En cambio, los psicólogos tienden a culpar a una peculiaridad cognitiva llamada falacia de planificación, que nos lleva a subestimar constantemente cuánto tiempo nos llevará completar un proyecto. El resultado es que nuestros plazos originales son defectuosos desde el primer momento.
Ya sea que esté gestionando un proyecto profesional complejo, o simplemente tratando de renovar su casa, comprender la falacia de la planificación ayudará a garantizar que cumpla cada objetivo a tiempo.
Sydney Opera House
Debido a falacias de planificación, la Ópera de Sydney, inicialmente presupuestada en alrededor de $ 5 millones, terminó costando casi $ 70 millones y se completó diez años tarde (Crédito: Alamy)
El concepto de la falacia de planificación fue introducido por primera vez por el psicólogo y economista ganador del Premio Nobel Daniel Kahneman y su colaborador Amos Tversky en la década de 1970, quienes se inspiraron en los hábitos de sus colegas. Se sorprendieron al notar que sus colegas rutinariamente subestimaban el tiempo que tardaría un proyecto en completarse incluso después de haber incumplido muchos plazos en proyectos similares en el pasado . No estaban aprendiendo de sus errores.
Las encuestas confirman que la falacia de planificación es asombrosamente común . En las escuelas y universidades, se puede ver tanto entre el personal como entre los estudiantes. En TI, las encuestas sugieren que menos de un tercio de los proyectos cumplen con su fecha límite inicial. En investigación y diseño industrial, los proyectos tardan aproximadamente 3.5 veces más de lo esperado. Y como Adams había señalado, es la ruina de los autores: las estimaciones informales sugieren que hasta el 90% de los escritores profesionales llegan tarde a entregar sus manuscritos . La falacia de la planificación también podría ayudarnos a comprender por qué las personas no presentan sus declaraciones de impuestos a tiempo, año tras año y dejan las compras navideñas hasta que es casi demasiado tarde.. En cada caso, las fallas anteriores no parecían mejorar sus posibilidades de cumplir una fecha límite en el futuro.
En TI, las encuestas sugieren que menos de un tercio de los proyectos cumplen con su fecha límite inicial
Una teoría es que la falacia de planificación surge de nuestra tendencia más amplia a centrarnos en los detalles finos de un escenario, en lugar del panorama general , lo que Kahneman llama "tomar la visión interna". Como escritor independiente que establece el cronograma de una tarea, por ejemplo, podría comenzar a reunir a todas las personas a las que necesito llamar, los periódicos que necesito leer y los lugares que necesito visitar. Dado que esos factores particulares serán diferentes de una asignación a otra, es posible que no vea mis experiencias anteriores como relevantes para este proyecto en particular.
El problema es que nuestras fallas en el cumplimiento de los plazos a menudo provienen de factores menos predecibles y más generales, como nuevas distracciones de otras tareas, dificultades para viajar u obtener los suministros necesarios o enfermedades, que podrían contribuir a un retraso. Es este tipo de dificultades lo que probablemente nos hizo perder plazos en el pasado, y reconocer ese hecho podría ayudarnos a evitar algunos de esos problemas en el futuro. Sin embargo, al centrarnos demasiado en los detalles altamente específicos de nuestra tarea actual e ignorar nuestras experiencias pasadas, no tomamos en cuenta esas posibilidades.
Esta tendencia puede verse exacerbada por el " razonamiento motivado ": a menudo buscamos solo la evidencia que se adapte a nuestros objetivos, y a menudo nos interesa sentir que un proyecto puede completarse rápidamente y con menos esfuerzo, lo que nos lleva a ignorar o descartar pistas de que podría llevar más tiempo. Podríamos decirnos que todos nuestros proveedores serán más confiables esta vez, o que los problemas de transporte que nos retrasaron la última vez fueron únicos, porque queremos sentirnos seguros de que el proyecto saldrá más bien esta vez.
El razonamiento motivado podría ser un problema particular en las empresas donde las personas podrían ser recompensadas por plazos poco realistas, lo que podría explicar por qué es particularmente frecuente en TI. "Podría tener algo que ver con la necesidad de ser competitivos para asegurar los contratos y, por lo tanto, subestimar los costos involucrados en la licitación", dice Kevin Thomas de la Universidad de Bournemouth en el Reino Unido. Tenga en cuenta que esto no implica necesariamente un engaño deliberado: gracias al razonamiento motivado, las personas podrían fácilmente engañarse a sí mismas en lugar de tirar la lana conscientemente sobre los ojos de sus clientes.
A menudo buscamos solo la evidencia que se adapta a nuestros objetivos, lo que nos lleva a ignorar o descartar pistas de que podría llevar más tiempo.
La comprensión de la falacia de la planificación puede explicar por qué incluso nuestros mejores intentos de gestión del tiempo a veces pueden ser contraproducentes . En un estudio de 2019, se pidió a un grupo de estudiantes universitarios canadienses que hicieran planes detallados para ejecutar tareas como sus compras navideñas. Contra las expectativas, sus estimaciones de tiempo eran aún más poco realistas que las personas que no habían elaborado un horario. El problema era que todavía se estaban enfocando en las tareas más específicas para completar, en lugar de todas esas distracciones y desafíos menos predecibles que podrían impedirles llevar a cabo esas tareas a tiempo. Sus planes detallados simplemente les habían dado una falsa sensación de seguridad.
Claramente, estas fueron tareas bastante simples, y si se embarca en un proyecto complejo, aún será esencial desempaquetar los pasos necesarios . La investigación realizada por Katherine Milkman en la Universidad de Pensilvania y Leslie John en la Harvard Business School, por ejemplo, muestra que establecer "intenciones de implementación" puede reducir la procrastinación y aumentar las posibilidades de que las personas sigan sus planes.
Pero si desea hacer planes más realistas en primer lugar, también debe prestar mayor atención a las experiencias anteriores y resistir la tentación de descartar su relevancia para el problema en cuestión . (Si no ha experimentado este tipo de proyecto usted mismo, mire el promedio de personas en una posición similar).
Las circunstancias pueden no ser idénticas (es poco probable que enfrente exactamente los mismos desafíos esta vez), pero como referencia básica, estas experiencias previas lo ayudan a establecer una mejor estimación inicial del tiempo para completar un proyecto , que luego puede refinar con los detalles particulares. Thomas dice que él mismo aplica esta estrategia. "Trato de no tratar la tarea actual como algo único de lo que he encontrado antes", dice.
Suena inquietantemente simple, pero la investigación muestra que realmente funciona. Si sigue el mismo consejo, ese inquietante "sonido silbante" de promesas incumplidas que pasan volando puede ser cosa del pasado, ya que entrega cada proyecto con la fecha límite todavía a la vista.
La mayoría de nosotros podemos sentir empatía con esta sensación de tiempo corriendo ante nuestros ojos mientras luchamos por completar una tarea. Al menos la mayoría de nuestros retrasos no son la causa de la humillación nacional, pero los plazos incumplidos han provocado rostros rojos en la política en numerosas ocasiones. Considere la Ópera de Sydney. El gobierno australiano comisionó el proyecto por primera vez en 1958 , con una fecha de finalización esperada de 1963. Sin embargo , no se abrió hasta 1973, 10 años tarde, a un costo adicional enorme .
Los ejemplos destacados de hoy incluyen el Puente Hong Kong-Zhuhai-Macao , el Aeropuerto Willy Brandt de Berlín y el muy apreciado ferrocarril de alta velocidad HS2 de Gran Bretaña, que ahora está siete años detrás del objetivo.
Una peculiaridad cognitiva llamada falacia de planificación nos lleva a subestimar constantemente cuánto tiempo nos llevará completar un proyecto.
¿Por qué somos tan malos para cumplir con los horarios? La explicación no puede ser solo la pereza o la dilación, ya que en muchos de estos casos los empleados estaban trabajando a plena productividad. En cambio, los psicólogos tienden a culpar a una peculiaridad cognitiva llamada falacia de planificación, que nos lleva a subestimar constantemente cuánto tiempo nos llevará completar un proyecto. El resultado es que nuestros plazos originales son defectuosos desde el primer momento.
Ya sea que esté gestionando un proyecto profesional complejo, o simplemente tratando de renovar su casa, comprender la falacia de la planificación ayudará a garantizar que cumpla cada objetivo a tiempo.
Sydney Opera House
Debido a falacias de planificación, la Ópera de Sydney, inicialmente presupuestada en alrededor de $ 5 millones, terminó costando casi $ 70 millones y se completó diez años tarde (Crédito: Alamy)
El concepto de la falacia de planificación fue introducido por primera vez por el psicólogo y economista ganador del Premio Nobel Daniel Kahneman y su colaborador Amos Tversky en la década de 1970, quienes se inspiraron en los hábitos de sus colegas. Se sorprendieron al notar que sus colegas rutinariamente subestimaban el tiempo que tardaría un proyecto en completarse incluso después de haber incumplido muchos plazos en proyectos similares en el pasado . No estaban aprendiendo de sus errores.
Las encuestas confirman que la falacia de planificación es asombrosamente común . En las escuelas y universidades, se puede ver tanto entre el personal como entre los estudiantes. En TI, las encuestas sugieren que menos de un tercio de los proyectos cumplen con su fecha límite inicial. En investigación y diseño industrial, los proyectos tardan aproximadamente 3.5 veces más de lo esperado. Y como Adams había señalado, es la ruina de los autores: las estimaciones informales sugieren que hasta el 90% de los escritores profesionales llegan tarde a entregar sus manuscritos . La falacia de la planificación también podría ayudarnos a comprender por qué las personas no presentan sus declaraciones de impuestos a tiempo, año tras año y dejan las compras navideñas hasta que es casi demasiado tarde.. En cada caso, las fallas anteriores no parecían mejorar sus posibilidades de cumplir una fecha límite en el futuro.
En TI, las encuestas sugieren que menos de un tercio de los proyectos cumplen con su fecha límite inicial
Una teoría es que la falacia de planificación surge de nuestra tendencia más amplia a centrarnos en los detalles finos de un escenario, en lugar del panorama general , lo que Kahneman llama "tomar la visión interna". Como escritor independiente que establece el cronograma de una tarea, por ejemplo, podría comenzar a reunir a todas las personas a las que necesito llamar, los periódicos que necesito leer y los lugares que necesito visitar. Dado que esos factores particulares serán diferentes de una asignación a otra, es posible que no vea mis experiencias anteriores como relevantes para este proyecto en particular.
El problema es que nuestras fallas en el cumplimiento de los plazos a menudo provienen de factores menos predecibles y más generales, como nuevas distracciones de otras tareas, dificultades para viajar u obtener los suministros necesarios o enfermedades, que podrían contribuir a un retraso. Es este tipo de dificultades lo que probablemente nos hizo perder plazos en el pasado, y reconocer ese hecho podría ayudarnos a evitar algunos de esos problemas en el futuro. Sin embargo, al centrarnos demasiado en los detalles altamente específicos de nuestra tarea actual e ignorar nuestras experiencias pasadas, no tomamos en cuenta esas posibilidades.
Esta tendencia puede verse exacerbada por el " razonamiento motivado ": a menudo buscamos solo la evidencia que se adapte a nuestros objetivos, y a menudo nos interesa sentir que un proyecto puede completarse rápidamente y con menos esfuerzo, lo que nos lleva a ignorar o descartar pistas de que podría llevar más tiempo. Podríamos decirnos que todos nuestros proveedores serán más confiables esta vez, o que los problemas de transporte que nos retrasaron la última vez fueron únicos, porque queremos sentirnos seguros de que el proyecto saldrá más bien esta vez.
El razonamiento motivado podría ser un problema particular en las empresas donde las personas podrían ser recompensadas por plazos poco realistas, lo que podría explicar por qué es particularmente frecuente en TI. "Podría tener algo que ver con la necesidad de ser competitivos para asegurar los contratos y, por lo tanto, subestimar los costos involucrados en la licitación", dice Kevin Thomas de la Universidad de Bournemouth en el Reino Unido. Tenga en cuenta que esto no implica necesariamente un engaño deliberado: gracias al razonamiento motivado, las personas podrían fácilmente engañarse a sí mismas en lugar de tirar la lana conscientemente sobre los ojos de sus clientes.
A menudo buscamos solo la evidencia que se adapta a nuestros objetivos, lo que nos lleva a ignorar o descartar pistas de que podría llevar más tiempo.
La comprensión de la falacia de la planificación puede explicar por qué incluso nuestros mejores intentos de gestión del tiempo a veces pueden ser contraproducentes . En un estudio de 2019, se pidió a un grupo de estudiantes universitarios canadienses que hicieran planes detallados para ejecutar tareas como sus compras navideñas. Contra las expectativas, sus estimaciones de tiempo eran aún más poco realistas que las personas que no habían elaborado un horario. El problema era que todavía se estaban enfocando en las tareas más específicas para completar, en lugar de todas esas distracciones y desafíos menos predecibles que podrían impedirles llevar a cabo esas tareas a tiempo. Sus planes detallados simplemente les habían dado una falsa sensación de seguridad.
Claramente, estas fueron tareas bastante simples, y si se embarca en un proyecto complejo, aún será esencial desempaquetar los pasos necesarios . La investigación realizada por Katherine Milkman en la Universidad de Pensilvania y Leslie John en la Harvard Business School, por ejemplo, muestra que establecer "intenciones de implementación" puede reducir la procrastinación y aumentar las posibilidades de que las personas sigan sus planes.
Pero si desea hacer planes más realistas en primer lugar, también debe prestar mayor atención a las experiencias anteriores y resistir la tentación de descartar su relevancia para el problema en cuestión . (Si no ha experimentado este tipo de proyecto usted mismo, mire el promedio de personas en una posición similar).
Las circunstancias pueden no ser idénticas (es poco probable que enfrente exactamente los mismos desafíos esta vez), pero como referencia básica, estas experiencias previas lo ayudan a establecer una mejor estimación inicial del tiempo para completar un proyecto , que luego puede refinar con los detalles particulares. Thomas dice que él mismo aplica esta estrategia. "Trato de no tratar la tarea actual como algo único de lo que he encontrado antes", dice.
Suena inquietantemente simple, pero la investigación muestra que realmente funciona. Si sigue el mismo consejo, ese inquietante "sonido silbante" de promesas incumplidas que pasan volando puede ser cosa del pasado, ya que entrega cada proyecto con la fecha límite todavía a la vista.
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